Zarządzenie Nr 55/10

Wójta Gminy Nurzec-Stacja

z dnia 20 grudnia 2010r.

w sprawie Regulaminu udzielania w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja, zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 EURO.

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym /Dz. U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591, z 2002r. Nr 23 poz. 220, Nr 62 poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806, z 2003r. Nr 80 poz. 717, Nr 162 poz. 1568, z 2004r. Nr 102 poz. 1055 i Nr 116, poz. 1203, z 2005r. Nr 172 poz. 1441, z 2006r. Nr 17 poz. 128, Nr 181 poz. 1337, z 2007r. Nr 48 poz. 327, Nr 138 poz. 974, Nr 173 poz. 1218, z 2008r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223 poz. 1458, z 2009r. Nr 52 poz. 420, Nr 157 poz. 1241, z 2010r. Nr 28 poz. 142 i 146, Nr 106 poz. 675./ oraz zasady określone w art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych /Dz. U. Nr 157 poz. 1240, z 2010r. Nr 28 poz. 146, Nr 96 poz. 620, Nr 123 poz. 835, Nr 152 poz. 1020/, zarządzam co następuje:

§1

Wprowadzić Regulamin udzielania w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja, zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 EURO, w brzmieniu określonym załącznikiem Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

§2

Wykonanie zarządzenia powierza się stanowisku pracy ds. zamówień publicznych i pozyskiwania środków unijnych oraz samodzielnym stanowiskom pracy realizującym zamówienia publiczne w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja.

§3

Traci moc Zarządzenie Nr 18/10 Wójta Gminy Nurzec-Stacja z dnia 20 kwietnia 2010r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych do kwoty 14 000 euro.

§4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2011r.

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 55/10

Wójta Gminy Nurzec-Stacja,

z dnia 20 grudnia 2010r.

Regulamin

udzielania w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja, zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 EURO

§1.

1.      Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 EURO (netto) w skali roku budżetowego w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja.

2.      Regulamin obowiązuje w zakresie  udzielania zamówień na dostawy, wykonywanie usług i robót budowlanych, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy, a źródłem finansowania są środki publiczne.

3.      Regulamin został opracowany w celu zapewnienia jawności, przejrzystości, efektywności, oszczędności i terminowości w wydatkowaniu środków publicznych zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych /Dz. U. z 2009 r. Nr 157 poz. 1240, z późn. zm./.

§2.

Ilekroć w Regulaminie mowa jest o:

1.      Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych /Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759, z późn. zm./

2.      Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin udzielania w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja, zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 EURO.

3.      Zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminę Nurzec-Stacja lub Urząd Gminy Nurzec-Stacja.

4.      Kierowniku Zamawiającego – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Nurzec-Stacja, lub inną upoważnioną osobę.

5.      Wartość zamówienia – należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.

6.      Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.

7.      Zamówieniu publicznym – należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

8.      Rejestr Zamówień – należy przez to rozumieć centralny Rejestr Zamówień, prowadzony na stanowisku pracy ds. zamówień publicznych i pozyskiwania środków unijnych.

§3.

Przy ustalaniu wartości zamówienia stosuje się zasady określone przepisami art. 32-35 ustawy  z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

§4.

Ramowe procedury udzielania zamówienia publicznego regulowane są w układzie:

1).    zamówienia o wartości poniżej 8 000 EURO

2).    zamówienia o wartości z przedziału 8 000 – 14 000 EURO

§5.

Stosowanie procedur szczegółowo określonych poniżej, dla zamówień o wartości do 8 000 EURO nie jest wymagane. Udzielenie zamówienia w tym przypadku powinno być dokonane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów przy terminowej realizacji zadania. W przypadku udzielenia zamówienia w formie pisemnej podlega ono rejestracji w Centralnym Rejestrze Zamówień.

§6

1.      Udzielenie zamówienia o wartości w przedziale od 8 000 EURO do 14 000 EURO winno odbywać się wg następującego trybu postępowania:

1).    Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia występuje do Kierownika Zamawiającego z wnioskiem o akceptację notatki z przeprowadzonego rozeznania rynku na udzielenie zamówienia publicznego.

2).     Notatka, o której mowa w pkt. 1 musi zawierać:

a)   szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (ilościowo – jakościowo – rzeczowy)

b)   termin realizacji, wykonania zamówienia

c)   aktualną wartość przedmiotu zamówienia oszacowaną na podstawie cen rynkowych lub ustaloną zgodnie z art. 32 ust. 1 w związku z art. 33, 34 i 35 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

d)   przeliczenie wartości zamówienia ze złotówek na równowartość wyznaczoną w EURO, przy zastosowaniu art. 35 ust. 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych

e)   proponowaną cenę oraz inne kryteria wyboru oferty

f)     data uzyskania informacji od wykonawców  

g)   propozycję udzielenia zamówienia wybranemu wykonawcy

2.      Rozpoznanie rynku możne być przeprowadzone telefonicznie lub pisemnie.

3.      Wzór notatki, o której mowa w § 6 ust. 1 stanowi załącznik Nr 1 do Regulaminu.

4.      Przy udzielaniu zamówienia w tym trybie zawiera się umowę pisemną na roboty budowlane, a na wykonanie usługi lub dostawę zawiera się umowę pisemną lub udziela się pisemnego zlecenia. Umowa lub pisemne zlecenie podlega rejestracji w Centralnym Rejestrze Zamówień Publicznych.

5.      Do faktury lub rachunku wybranego wykonawcy, za wykonanie zamówienia, należy dołączyć zlecenie lub umowę jeśli były sporządzone.

6.      Dokumentacja z postępowania (z wyłączeniem faktury/rachunku w oryginale) jest przechowywana na stanowisku pracy osoby odpowiedzialnej za jego przeprowadzenie i nadzór nad realizacją zamówienia.

§7.

1.      W przypadku braku akceptacji notatki z przeprowadzonego rozeznania rynku, o którym mowa  w § 6 ust. 1 Regulaminu, udzielenie zamówienia będzie mogło nastąpić po przeprowadzeniu następującego trybu postępowania:

1)      Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za prowadzenie danej sprawy występuje do kierownika zamawiającego o akceptację treści ogłoszenia – Zaproszenia do składania ofert w zapytaniu cenowym oraz formularza Zapytania cenowego do przeprowadzenia pisemnego rozeznania cenowego. Dokumenty stanowią podstawę do pisemnego zaproszenia do składania ofert na realizację danego zamówienia.

2)      Dokumenty, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt. 1 powinny zawierać:

a)      szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,

b)      termin realizacji/wykonania zamówienia,

c)      kryteria wyboru oferty,

d)      istotne postanowienia umowy, ewentualnie wzór umowy,

e)      miejsce i termin składania ofert oraz określenie ich formy,

f)        ewentualne warunki udziału w postępowaniu oraz sposób dokonania oceny ich spełniania,

g)      warunki niezbędne do spełnienia  przez wykonawcę przed zawarciem umowy.

3)      Wzór zaproszenia do składania ofert stanowi załącznik Nr 2 do Regulaminu. Wzór formularza oferty zapytania cenowego stanowi załącznik Nr 3 do Regulaminu.

4)      Zaproszenie do składania ofert podaje się do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, publikację na stronie internetowej zamawiającego i w BIP-e.

5)      Zaproszenie możne być wysłane pisemnie lub faksem znanemu wykonawcy, który w ramach prowadzonej działalności świadczy dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, pod warunkiem, że zamawiający nie posiada informacji o tym, że wykonawca nienależycie wywiązał się lub wywiązuje z wcześniej udzielonego mu zamówienia.

2.      Z otwarcia ofert sporządza się protokół, dający podstawę do udzielenia zamówienia. Wzór protokołu stanowi załącznik Nr 4 do niniejszego regulaminu.

3.      Udzielenie zamówienia jest możliwe już w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty.

4.      Przy udzielaniu zamówienia w tym trybie zawiera się umowę pisemną na: roboty budowlane, na wykonanie usługi i dostawę.

5.      Umowa podlega rejestracji w Centralnym Rejestrze Zamówień Publicznych prowadzonych na stanowisku pracy ds. zamówień publicznych i pozyskiwania środków unijnych w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja. Wzór rejestru stanowi załącznik Nr 5 do Regulaminu.

6.      Do faktury lub rachunku wybranego wykonawcy, za wykonanie zamówienia, należy dołączyć umowę.

7.      Dokumentacja z postępowania (z wyłączeniem faktury/rachunku w oryginale) jest przechowywana na stanowisku pracy osoby odpowiedzialnej za jego przeprowadzenie i nadzór nad realizacją zamówienia. Kopia umowy przekazywana jest do rejestru zamówień, o którym mowa w ust. 5.

§8

Przeprowadzenie postępowania w trybach wymienionych w §6 ust. 1 i §7 nie będzie miało zastosowania w przypadku gdy ze względu na szczególny charakter i rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych uzasadnione jest zlecenie realizacji zamówienia konkretnemu wykonawcy. Przesłanki wyboru wykonawcy winny być opisane w notatce służbowej dołączonej do akt sprawy i zaakceptowanej przez kierownika zamawiającego.

§9

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem maja zastosowanie przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych, aktów wykonawczych i Kodeksu Cywilnego.

Załącznik Nr 1

do Regulaminu udzielania

w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja,

zamówień, których wartość nie przekracza

wyrażonej w złotych równowartości

kwoty 14 000 EURO

Notatka

z przeprowadzonego rozeznania rynku

 wzór

1.      Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (ilościowo – jakościowo – rzeczowy): …………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

2.      Termin realizacji/wykonania zamówienia: ……………………………………………………

3.      Aktualna wartość przedmiotu zamówienia: …………………… zł netto ustalona na podstawie: ………………….……………………………………………………………….....

…………………………………………………………………………………………………

4.       Wartość zamówienia w EURO ……………………. przeliczona zgodnie z Rozporządzeniem, o którym mowa w art. 35 ust. 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

5.      Informacja dotycząca ceny i innych kryteriów wyboru ofert:

6.      Data uzyskania informacji: ……………………………………………………………………

7.      Propozycja udzielenia zamówienia wybranemu wykonawcy: ………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Notatkę sporządził/a:

…………………………                                                                  Zatwierdzam do realizacji:

………………..……………………..

data i podpis kierownika zamawiającego

Załącznik Nr 2

do Regulaminu udzielania

w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja,

zamówień, których wartość nie przekracza

wyrażonej w złotych równowartości

kwoty 14 000 EURO

………………………………

   Pieczęć Zamawiającego

wzór

Zaproszenie

do składania ofert w zapytaniu cenowym

1.      Zamawiający: ………………………………………………………………………………..

zaprasza do składania ofert na:

2.      Przedmiot zamówienia: ………………………………………………………..……………..

…………………………………………………………………………………..……………..

……………………………………………………………………………………..…………..

3.      Termin realizacji/wykonania zamówienia: …………………………………………..……….

4.      Kryteria wyboru oferty: …………………………………………………………….…………

5.      Istotne postanowienia umowy (ewentualnie wzór umowy): ………………………….………

6.      Miejsce i termin składania ofert oraz określenie ich formy: …………………………………

7.      Ewentualne warunki udziału w postępowaniu oraz sposób dokonania oceny ich spełniania:

……………………………………………………………………………..…………………..

……………………………………………………………………….……….………………..

8.      Warunki niezbędne do spełnienia przez wykonawcę przed zawarciem umowy: …….………

…………………………………………………………………………………………………

………………………………………….

     (podpis kierownika zamawiającego)

Załącznik Nr 3

do Regulaminu udzielania

w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja,

zamówień, których wartość nie przekracza

wyrażonej w złotych równowartości

kwoty 14 000 EURO

………………………………….

Nazwa wykonawcy

………………………………….

adres wykonawcy

………………………………….

NIP

………………………………….

        tel/fax

wzór

Oferta

zapytania cenowego

W odpowiedzi na zaproszenie z dnia …………………… do złożenia oferty w zapytaniu cenowym

na udzielenie zamówienia na:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

oferuję wykonanie w/w zamówienia za:

 Cenę netto: …………………………………………………………………………..……………zł

+ ……% podatku VAT w wysokości: ………………………………………………..……………zł

Cenę brutto: ………………………………………………………………………..………………zł

W terminie do: ………………………………………………………………………………………..

Udzielam gwarancji*: ……………………………………………………………………………….

Wyrażam zgodę na warunki płatności określone w zapytaniu cenowym.

Na potwierdzenie spełnienia warunku* ……………………………………………………………….

przedkładam następujące dokumenty*: ……………………………………………………………….

Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego żadnych zastrzeżeń oraz zobowiązuję się do spełnienia warunków określonych przez zamawiającego niezbędnych do zawarcia umowy.

*Niepotrzebne skreślić

………………………………………………..

Podpis upoważnionego

przedstawiciela wykonawcy

Załącznik Nr 4

do Regulaminu udzielania

w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja,

zamówień, których wartość nie przekracza

wyrażonej w złotych równowartości

kwoty 14 000 EURO

znak sprawy: ………                                                                         Nurzec-Stacja, dnia …………r.

Protokół

z rozeznania cenowego

zamówienia o wartości od 8 000 do 14 000 EURO

wzór

1.      W celu udzielenia zamówienia na …………………………………………………………....

…………………………………………………………………………………………………

przeprowadzono rozeznanie cenowe.

2.      W dniu ……………………………….. zaproszono do udziału w postępowaniu poprzez rozesłanie/dostarczenie osobiste zaproszenia do składania ofert w zapytaniu cenowym oraz formularza oferty zapytania cenowego, następujących wykonawców:

1).   ……………………………………………………………..

2).   ……………………………………………………………..

3).   ……………………………………………………………..

3.      W dniu ………………………………….. zaproszenie do składania ofert w zapytaniu cenowym zostało podane do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy oraz opublikowane na stronie internetowej zamawiającego oraz na BIP-ie.

4.      W terminie do dnia ………………………………. do godz. ………………. złożono następujące oferty:

5.      Propozycja udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem: …………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………..

   (podpis osoby sporządzającej protokół)

………………………………………….

     (podpis kierownika zamawiającego)

Załącznik Nr 5

do Regulaminu udzielania

zamówień, których wartość nie przekracza

wyrażonej w złotych równowartości

kwoty 14 000 EURO

wzór

Centralny Rejestr Zamówień Publicznych,

których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 EURO.